7 juli 2025 – GGZ Drenthe is gestart met Chatbot Mira.  In de dagelijkse praktijk van de crisisdienst is het vaak een uitdaging om snel de juiste informatie te vinden. Je weet dat een belangrijk protocol of een afspraak met een ketenpartner in een document staat, maar niet precies waar. In welke map? Onder welke naam? Het zoeken kost onnodig veel tijd en zorgt voor frustratie, terwijl juist snelheid en betrouwbaarheid cruciaal zijn in crisissituaties. Binnen de digitale strategie van GGZ Drenthe is het verbeteren van de informatievinding een aandachtspunt.

Mira: Direct betrouwbare informatie binnen handbereik
Dit was de drijfveer om te starten met Chatbot Mira, een AI-chatbot die collega’s op de acute afdeling snel en betrouwbaar de juiste informatie helpt vinden. Franz Beydals, kwaliteitsfunctionaris bij GGZ Drenthe, geeft aan: “Wat vroeger verspreid stond over intranet en SharePoint, is nu direct beschikbaar via Mira. Je stelt een vraag en krijgt een antwoord dat klopt met de protocollen en richtlijnen die hier gelden. Stel je een brede vraag, dan krijg je meerdere opties; verfijn je je vraag, dan vind je precies wat je zoekt.”

Praktische ondersteuning
Voor Annelies Zeef, triageverpleegkundige bij de crisisdienst, is Mira een enorme steun in haar werk. Ze neemt vaak onder hoge druk de telefoon op en moet snel inschatten wat er aan de hand is, terwijl ook emoties meespelen, bijvoorbeeld bij verwijzers. “Dan is het goud waard om snel iets aan Mira te kunnen vragen en direct een betrouwbaar antwoord te krijgen, inclusief de afspraken met onze externe ketenpartners.” Ook in de trainingen die Annelies geeft over het gebruik van de triagewijzer maakt ze actief gebruik van Mira. Ze laat collega’s zelf informatie opzoeken, zodat ze ervaren dat de chatbot veel antwoorden paraat heeft en ze niet altijd hoeven te leunen op collega’s. Dit versterkt hun zelfvertrouwen en zelfstandigheid.

Achter de schermen: beleid en kwaliteit
Vanuit beleidsmatig oogpunt houdt Franz zich bezig met het waarborgen van actuele, betrouwbare informatie binnen de organisatie. Hij benadrukt dat het succes van Mira niet alleen afhangt van de mensen die zorgen dat de documenten waar de chatbot uit put actueel blijven, maar ook van de steun die de organisatie hiervoor geeft. “De directie steunt dit project volop, en zonder de betrokkenheid van collega’s die de inhoud bijhouden, kan Mira niet goed functioneren. Momenteel wordt nog handmatig aangegeven welke documenten nieuw of geactualiseerd zijn, zodat Mira de juiste input krijgt. In de toekomst wordt dit proces geautomatiseerd. Daarnaast betrekken we gebruikers via feedbackfuncties in de chatbot. Zo kunnen zij met een duimpje omhoog of omlaag aangeven of ze tevreden zijn, en kunnen we waar nodig documenten aanpassen.”

Naast het actueel houden van de inhoud is het ook belangrijk dat collega’s goed weten hoe ze Mira kunnen gebruiken. Daarom is er een korte microlearning ontwikkeld waarin wordt uitgelegd hoe je de chatbot optimaal inzet en hoe je de beste vragen stelt. Dit helpt om het gebruik van Mira laagdrempelig en effectief te maken. Daarnaast wordt gedacht aan een spraakfunctie, zodat collega’s straks handsfree hun vragen kunnen stellen.

Toekomstige mogelijkheden
Voor de officiële ingebruikname van Mira op 1 april dit jaar zijn verschillende ontwikkel-, test- en evaluatierondes doorlopen. Deze cycli zullen ook in de toekomst worden voortgezet, zodat Mira continu kan worden verbeterd. Zowel Annelies als Franz zien volop kansen om Mira verder in te zetten binnen GGZ Drenthe. Annelies benadrukt: “Op alle afdelingen is er een informatiebehoefte en Mira kan daar snel en betrouwbaar in voorzien.” Franz vult aan: “Ook tussen organisaties of teams kun je Mira inzetten. Bijvoorbeeld door onderlinge afspraken als input aan Mira mee te geven, of de verschillende contactpersonen per onderwerp. Mira kan de samenwerking en informatie-uitwisseling aanzienlijk verbeteren.” De eenvoud en betrouwbaarheid van de informatiestroom maken dit project tot een voorbeeld van hoe digitalisering echt kan bijdragen aan betere zorg.

Voor meer informatie over chatbot Mira kan je per mail(annelies.zeef@ggzdrenthe.nl) contact opnemen met Annelies Zeef.

Of kijk op de website van bonsaisoftware. 

Bron: akwaggz.nl

Dit bericht is 741 keer gelezen.